Sie wollen Ihr Haus, Ihre Eigentumswohnung oder Ihr Grundstück verkaufen? Dann entscheidet die Vollständigkeit Ihrer Unterlagen über Verkaufsdauer, Verhandlungsposition und am Ende den erzielbaren Preis. Käufer mit Finanzierung benötigen die Dokumente für ihre Bank, der Notar für die Beurkundung – und wer als Verkäufer schon vor der Vermarktung alles parat hat, verkürzt den Prozess oft um Wochen. In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Dokumente Sie konkret brauchen, woher Sie sie bekommen, was sie kosten und wie lange die Beschaffung dauert – getrennt für Haus, Wohnung und Grundstück. Ergänzend finden Sie unsere Wohnungsverkauf Checkliste, die Grundstücksverkauf Checkliste sowie weitere Immobilien-Tools in unserer Immobilien App.
Warum vollständige Unterlagen über den Verkaufspreis entscheiden
Eine Immobilie verkauft sich nicht nur über Lage und Quadratmeter, sondern über Vertrauen und Transparenz. Erfahrene Käufer – insbesondere Investoren – durchleuchten das Objekt anhand der Dokumente. Fehlt etwas, entstehen drei Effekte:
Preisabschlag: Käufer kalkulieren Risikopuffer ein, oft 3–8 % vom Kaufpreis
Verzögerung: Banken finanzieren nicht ohne Energieausweis, Grundbuchauszug oder Teilungserklärung – der Notartermin verschiebt sich
Verhandlungsschwäche: Wer Unterlagen „nachreicht“, signalisiert Unsicherheit – der Käufer übernimmt das Tempo
Im Verkaufsprozess gilt deshalb die Faustregel: Erst die Unterlagen, dann das Exposé, dann der Markt.
Pflicht-Dokumente nach Objekttyp – die Übersicht
Nicht jedes Dokument wird für jedes Objekt benötigt. Die folgende Tabelle zeigt, was Sie für Haus, Wohnung und Grundstück jeweils zwingend brauchen:
Dokument
Haus
Wohnung
Grundstück
Pflicht / Optional
Aktueller Grundbuchauszug
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Pflicht (Notar)
Flurkarte / Liegenschaftskarte
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Pflicht
Energieausweis
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Gesetzliche Pflicht (GEG)
Bauakte / Baubeschreibung
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Empfohlen
Wohnflächenberechnung
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Empfohlen (Bank)
Grundriss
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Empfohlen (Exposé)
Teilungserklärung
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Pflicht (WEG)
Hausgeldabrechnung (3 Jahre)
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Pflicht
Wirtschaftsplan
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Pflicht
Protokolle Eigentümerversammlung
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Pflicht (3 Jahre)
Bebauungsplan
(✅)
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Pflicht (Grundstück)
Flächennutzungsplan
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Empfohlen
Erschließungsnachweis
(✅)
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Pflicht (Grundstück)
Altlastenauskunft
(✅)
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Empfohlen
Baulastenverzeichnis
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Empfohlen
Grundsteuerbescheid
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Empfohlen
Mietverträge (bei Vermietung)
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Pflicht (vermietet)
Versicherungsnachweise
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(✅)
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Empfohlen
Sanierungs-/Modernisierungsnachweise
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—
Wertsteigernd
Tipp aus der Praxis: Banken finanzierender Käufer fordern bei Wohnungen fast immer Teilungserklärung, drei Jahresabrechnungen, Wirtschaftsplan und Protokolle. Wer nur eines davon nicht parat hat, verzögert den Notartermin um 2–4 Wochen.
Kosten- und Zeit-Übersicht der Dokumentenbeschaffung
Dokument
Kosten
Bearbeitungszeit
Quelle
Grundbuchauszug
10–20 €
1–7 Tage
Grundbuchamt
Flurkarte
15–60 €
1–14 Tage
Katasteramt
Energieausweis (Bedarf)
300–500 €
2–4 Wochen
Energieberater
Energieausweis (Verbrauch)
50–100 €
1–2 Wochen
Online-Anbieter
Teilungserklärung
15–30 €
1–7 Tage
Grundbuchamt
Bebauungsplan-Auszug
0–50 €
1–14 Tage
Stadt / Gemeinde
Baulastenauskunft
20–80 €
1–3 Wochen
Bauamt
Altlastenauskunft
0–50 €
1–4 Wochen
Umweltamt
Hausgeldabrechnung
0 €
sofort
Hausverwaltung
Bauakte (Kopie)
20–150 €
1–4 Wochen
Bauamt
Gesamt-Faustregel: Für ein klassisches Einfamilienhaus liegen die Beschaffungskosten zwischen 400 und 800 €, für eine Eigentumswohnung zwischen 100 und 300 € (da der Energieausweis oft schon vorliegt).
Flächennutzungsplan
Was es ist: Städtebauliches Planungsinstrument, das die beabsichtigte Nutzung von Grundstücken in einer Gemeinde darstellt – Wohngebiete, Gewerbeflächen, Grünflächen, Verkehrswege.
Wofür beim Verkauf: Käufer eines Grundstücks erkennen sofort, ob z.B. eine Umwidmung zu Bauland möglich oder eine Straße geplant ist.
Woher: Stadt- oder Gemeindeverwaltung, Bauamt; viele Kommunen bieten Online-Einsicht im Geoportal.
Insider-Tipp: Im Gegensatz zum Bebauungsplan ist der Flächennutzungsplan nicht direkt rechtsverbindlich für den Bürger – er ist Behörden-bindend und wirkt mittelbar.
Bebauungsplan
Was es ist: Rechtsverbindlicher Plan mit Festsetzungen zur Bebauung – maximale Höhe, Geschossflächenzahl (GFZ), Grundflächenzahl (GRZ), Dachform, Abstandsflächen, Nutzung.
Wofür beim Verkauf: Bei Grundstücken essenziell – er bestimmt, was der Käufer überhaupt bauen darf, und damit den Wert.
Woher: Stadt- oder Gemeindeverwaltung, häufig auch online im Bauleitplan-Portal.
Kosten / Dauer: 0–50 €, 1–14 Tage.
Insider-Tipp: Liegt kein Bebauungsplan vor, gilt § 34 BauGB („Einfügen in die Umgebung“) oder § 35 (Außenbereich). Das ist für Käufer schwerer zu beurteilen – ein klarer B-Plan steigert die Verkaufsfähigkeit. Mehr dazu in unserem Ratgeber zum Grundstücksverkauf.
Liegenschaftskarte / Flurkarte
Was es ist: Amtliche, maßstabsgetreue Karte mit Grundstücksgrenzen, Flurstücksnummern, Gebäudeumrissen und Nachbargrenzen.
Wofür beim Verkauf: Pflicht beim Notartermin, Bank-Pflicht für Beleihung. Klärt eindeutig, was genau verkauft wird.
Woher: Katasteramt / Vermessungsamt der Kreisverwaltung.
Kosten / Dauer: 15–60 €, 1–14 Tage; in vielen Bundesländern online (z.B. NRW: TIM-online, Bayern: BayernAtlas).
Insider-Tipp: Eine amtliche Flurkarte (mit Stempel, max. 3 Monate alt) wird vom Notar verlangt. Screenshots aus Geoportalen reichen nicht.
Aktueller Grundbuchauszug
Was es ist: Amtliche Urkunde mit drei Abteilungen – Eigentümer (Abt. I), Lasten/Beschränkungen wie Wegerechte oder Nießbrauch (Abt. II), Grundpfandrechte wie Hypotheken/Grundschulden (Abt. III).
Wofür beim Verkauf: Beweis des Eigentums; Käufer und Bank prüfen, was lastenfrei übertragen werden kann.
Woher: Grundbuchamt (Amtsgericht) oder über den beauftragten Notar.
Insider-Tipp: Der Auszug darf zum Notartermin nicht älter als 3 Monate sein. Beauftragen Sie ihn deshalb erst, wenn ein konkreter Käufer in Sicht ist – sonst zahlen Sie doppelt.
Energieausweis – gesetzliche Pflicht
Was es ist: Dokument zur energetischen Qualität des Gebäudes, mit Energieeffizienzklasse A+ bis H. Zwei Arten: Verbrauchsausweis (basiert auf Heizkostenabrechnung) und Bedarfsausweis (Ingenieurberechnung).
Wofür beim Verkauf:Pflicht nach § 80 GEG. Muss bereits bei der Besichtigung unaufgefordert vorgelegt und im Exposé veröffentlicht werden.
Insider-Tipp: Bedarfsausweis ist Pflicht für Häuser mit Bauantrag vor 1977, die nicht auf Wärmeschutzverordnung-Niveau saniert wurden. Bei Verstoß drohen Bußgelder bis 10.000 € – Käufer können den Vertrag zudem anfechten. Gültigkeit: 10 Jahre.
Teilungserklärung (nur bei Eigentumswohnung)
Was es ist: Notariell beurkundetes Dokument nach § 8 WEG, das das Gebäude in Sondereigentum (Ihre Wohnung) und Gemeinschaftseigentum (Treppenhaus, Dach, Fassade) aufteilt. Enthält außerdem Sondernutzungsrechte (z.B. Gartenanteil, Stellplatz).
Wofür beim Verkauf:Absolutes Pflichtdokument. Käufer und Bank müssen wissen, was genau erworben wird.
Woher: Grundbuchamt oder Hausverwaltung; Original meist beim ersten Eigentümer.
Kosten / Dauer: 15–30 €, 1–7 Tage.
Insider-Tipp: Prüfen Sie, ob der Aufteilungsplan mit der Realität übereinstimmt. Bei nachträglichen Umbauten (Dachausbau, Anbau) braucht es oft eine Änderung der Teilungserklärung – das kostet schnell 2.000–5.000 € beim Notar.
Was es ist: Die Trias der WEG-Dokumente: vergangene Abrechnungen (Soll/Ist), aktueller Wirtschaftsplan (laufendes Jahr), Protokolle der Eigentümerversammlungen.
Wofür beim Verkauf: Käufer erkennen Höhe und Entwicklung des Hausgeldes, geplante Sonderumlagen (z.B. Dachsanierung 80.000 €) und den Stand der Instandhaltungsrücklage.
Woher: Hausverwaltung (Verwaltervertrag verpflichtet zur Auskunft).
Kosten / Dauer: meist kostenlos, einige Verwaltungen nehmen 50–150 € „Aufwandspauschale“, 1–7 Tage.
Insider-Tipp:Niemals ohne Protokolle der letzten 3 Jahre verkaufen. Käufer können sonst nach Vertragsabschluss Mängel oder beschlossene Sonderumlagen entdecken und Schadensersatz fordern. Eine knappe Rücklage (<200 €/m² Wohnfläche) führt regelmäßig zu Preisabschlägen.
